Polityka prywatności Północne Linie Energetyczne

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Północne Linie Energetyczne (dalej: „Spółka”, „my”) w związku ze świadczeniem usług w sektorze energetycznym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Administratorem danych osobowych jest: Północne Linie Energetyczne z siedzibą na terytorium Polski (dalej: „Administrator”).

Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) oraz odpowiednimi przepisami prawa polskiego.

2. Zakres przetwarzanych danych W zależności od charakteru relacji z nami (klient, kontrahent, użytkownik strony internetowej, osoba kontaktowa po stronie kontrahenta, osoba składająca zapytanie) możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON, stanowisko służbowe;
   • dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numery telefonów;
   • dane dotyczące umów i rozliczeń: numery umów, dane dotyczące punktu poboru energii, informacje o zużyciu energii, dane do fakturowania, numer rachunku bankowego, historia płatności;
   • dane związane z obsługą korespondencji i zgłoszeń: treść zapytań, reklamacji, wniosków, notatki z kontaktu;
   • dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, dane o urządzeniu i przeglądarce, pliki cookie, logi systemowe związane z korzystaniem z naszej strony internetowej lub systemów teleinformatycznych.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji jasno określonych celów oraz na podstawie właściwych przesłanek prawnych, w szczególności:

3.1. Zawarcie i wykonywanie umów (art. 6 ust. 1 lit. b RODO)

• zawarcie, realizacja i rozliczenie umów dotyczących dostaw energii, usług dystrybucji oraz innych usług energetycznych;
• obsługa zgłoszeń, reklamacji, awarii i prac serwisowych;
• prowadzenie korespondencji związanej z wykonywaniem umowy.

3.2. Wypełnianie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO)

• realizacja obowiązków wynikających z przepisów prawa energetycznego, prawa podatkowego, rachunkowego i innych przepisów sektorowych;
• przechowywanie dokumentacji dla celów dowodowych i kontrolnych przez wymagany przepisami prawa okres.

3.3. Prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO)

• dochodzenie lub obrona przed roszczeniami;
• zapewnienie bezpieczeństwa sieci i systemów informatycznych, zapobieganie nadużyciom i przestępstwom;
• prowadzenie analiz i statystyk związanych z działalnością energetyczną, optymalizacja procesów i jakości usług;
• utrzymywanie bieżącego kontaktu biznesowego z kontrahentami i ich przedstawicielami.

3.4. Zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. a RODO)

• przekazywanie informacji marketingowych i handlowych drogą elektroniczną lub telefoniczną, jeżeli jest to wymagane przepisami prawa;
• inne cele wyraźnie wskazane w treści udzielonej zgody.

Zgoda może zostać w każdej chwili wycofana, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

4. Źródła pozyskiwania danych Dane osobowe pozyskujemy przede wszystkim bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, w szczególności podczas:
   • zawierania umów i składania zamówień;
   • rejestracji lub korzystania z naszych usług lub systemów online;
   • kontaktu telefonicznego, mailowego lub korespondencji tradycyjnej;
   • udziału w spotkaniach, negocjacjach, wydarzeniach branżowych.

W niektórych przypadkach możemy pozyskiwać dane także z innych źródeł, w granicach dopuszczonych przez prawo, np.:

• od kontrahentów (gdy są Państwo wskazani jako osoby kontaktowe);
• z ogólnodostępnych rejestrów i baz danych (np. KRS, CEIDG);
• od podmiotów uprawnionych do przekazywania takich danych na mocy przepisów prawa.

5. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom uprawnionym lub współpracującym z nami przy realizacji usług energetycznych, w szczególności:
   • podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne, windykacyjne, doradcze i audytorskie;
   • dostawcom usług informatycznych i telekomunikacyjnych, hostingu, serwisu systemów i urządzeń;
   • operatorom systemów dystrybucyjnych i innym przedsiębiorstwom energetycznym w zakresie wymaganym przepisami prawa energetycznego;
   • bankom i instytucjom płatniczym w zakresie realizacji płatności;
   • organom publicznym i instytucjom państwowym, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa lub prawomocnych orzeczeń.

W każdym przypadku przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne do realizacji określonego celu, i zobowiązujemy odbiorców do ich odpowiedniego zabezpieczenia.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych do państw trzecich poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych rozwiązań technicznych lub usług byłoby to konieczne, przekazanie nastąpi wyłącznie przy zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń wymaganych przez RODO (np. standardowych klauzul umownych) oraz z zapewnieniem osobom, których dane dotyczą, możliwości uzyskania informacji o tym przekazaniu.

7. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, w szczególności:

   • przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń wynikających z tej umowy;
   • przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego w odniesieniu do dokumentacji księgowej i podatkowej;
   • przez okres niezbędny do obrony lub dochodzenia roszczeń;
   • w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej cofnięcia lub osiągnięcia celu, dla którego została wyrażona.

Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane, anonimizowane albo poddawane ograniczeniu przetwarzania, jeżeli istnieją do tego podstawy prawne.

8. Prawa osób, których dane dotyczą W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Państwu następujące prawa:
   • prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy przetwarzamy dane oraz wglądu w ich treść;
   • prawo sprostowania danych – poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych;
   • prawo usunięcia danych – w przypadkach przewidzianych w RODO (np. gdy dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane, a nie ma podstaw do dalszego przetwarzania);
   • prawo ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach określonych w przepisach, np. na czas rozpatrywania sprzeciwu lub wątpliwości co do prawidłowości danych;
   • prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie oraz przekazania ich innemu administratorowi, jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
   • prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją; w przypadku sprzeciwu wobec przetwarzania danych dla celów marketingu bezpośredniego dane w tym celu nie będą już przetwarzane;
   • prawo cofnięcia zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie; cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej cofnięcia.

W celu skorzystania z powyższych praw mogą Państwo skontaktować się z nami w formie pisemnej lub elektronicznej, korzystając z danych kontaktowych wskazanych przez Spółkę w jej oficjalnych kanałach komunikacji.

9. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają, że przetwarzanie ich danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje dotyczące ochrony danych osobowych.

10. Pliki cookie i podobne technologie W ramach korzystania z naszej strony internetowej możemy wykorzystywać pliki cookie oraz podobne technologie w celach:

    • zapewnienia prawidłowego działania serwisu i jego podstawowych funkcji;
    • ulepszania bezpieczeństwa i stabilności działania serwisu;
    • prowadzenia anonimowych statystyk odwiedzin i analizy sposobu korzystania z serwisu w celu jego optymalizacji.

Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami plików cookie w swojej przeglądarce internetowej, w tym ograniczyć ich użycie lub całkowicie je zablokować. Ograniczenie stosowania plików cookie może jednak wpłynąć na niektóre funkcjonalności serwisu.

11. Środki bezpieczeństwa Dokładamy wszelkich starań, aby zapewnić odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych, w tym:

    • stosujemy środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka związanego z przetwarzaniem danych;
    • ograniczamy dostęp do danych tylko do osób upoważnionych i przeszkolonych w zakresie ochrony danych;
    • regularnie weryfikujemy stosowane środki bezpieczeństwa i dostosowujemy je do zmieniających się warunków technicznych, prawnych i organizacyjnych.

12. Zmiany Polityki prywatności Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w przypadku konieczności jej dostosowania do zmieniających się przepisów prawa, wytycznych organów nadzorczych lub zmian w sposobie przetwarzania danych przez Północne Linie Energetyczne.

Zaktualizowana wersja Polityki prywatności będzie publikowana przez Spółkę w sposób przyjęty dla przekazywania informacji klientom i kontrahentom. Korzystanie z naszych usług po wejściu w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanej Polityki prywatności.

Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do wszystkich działań związanych z przetwarzaniem danych osobowych prowadzonych przez Północne Linie Energetyczne w ramach działalności na terytorium Polski.